365.immo
Effiziente Organisation von E-Mail-Anfragen durch den Einsatz von Warteschlangen
2024
Zuweisung an Mitarbeiter
Teamleiter haben die Möglichkeit, eingegangene E-Mail-Anfragen direkt einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen, oder die Mitarbeiter können diese selbst in ihre Aufgabenliste übernehmen. Wenn eine E-Mail von einem Mitarbeiter geöffnet ist, ist dies ersichtlich. Sobald die E-Mail geschlossen, jedoch nicht zugewiesen wurde, kehrt sie automatisch in die Warteschlange zurück. Nachdem einem Mitarbeiter eine E-Mail Anfrage zugewiesen wurde, verschwindet diese aus der Warteschlange.
Durch diese klare Signalisierung des Bearbeitungsstatus wird sichergestellt, dass keine Anfrage übersehen oder doppelt bearbeitet wird. Der Bearbeitungsstatus bleibt jederzeit transparent.
Erstellen von Aktivitäten
Auch einzelne Aktivitäten wie z.B. Aufgaben und Erinnerungen können direkt aus den E-Mails heraus erstellt und einem verantwortlichen Teammitglied zugewiesen werden – ganz ohne lästiges Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Systemen.
Konvertierung von E-Mails in Servicetickets
Die Möglichkeit, E-Mails direkt in Servicetickets umzuwandeln, ist entscheidend für einen effizienten Workflow.
Alle relevanten Daten, wie Standort und Beschreibung, werden automatisch übernommen. Dies erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich, insbesondere wenn Gewerke oder externe Firmen für die Lösung des Problems beauftragt werden.
Transparente Teamarbeit
365.immo ermöglicht es jederzeit nachzuvollziehen, wer an welchem Ticket arbeitet. Diese Transparenz fördert eine effektive Zusammenarbeit und verhindert Informationsverluste. Teammitglieder können sich gegenseitig unterstützen, die Integration von Teams-Chat ermöglicht schnelle Rückfragen über den Chat, und Kundenanfragen werden so effizienter bearbeitet.
Auswertungen für kontinuierliche Verbesserungen
Analysen über die Anzahl der Mails in der Warteschlange helfen, Engpässe zu identifizieren, Ressourcen besser zu verteilen und Prozesse zu optimieren.
Insgesamt bietet die Warteschlange zahlreiche Vorteile für die effiziente Verwaltung von Anfragen und Schadensmeldungen. Die klare Strukturierung, die einfache Zuweisung von Aufgaben und transparente Bearbeitung sorgen für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Kunden.
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